Ketersediaan
dokumen yang sesuai, lengkap dan benar di industri merupakan syarat mutlak
dalam penjaminan mutu selama proses.
Di
samping itu suatu yang tak kalah pentingnya adalah proses penyediaan yang cepat
dan tepat setiap saat dokumen diperlukan.
Dua
hal tersebut merupakan tujuan yang akan dicapai dalam pengendalian dokumen dan rekaman.
Prosedur terdokumentasi
harus ditetapkan untuk menetapkan pengendalian yang diperlukan untuk :
· menyetujui kecukupan
dokumen sebelum diterbitkan,
· meninjau ulang dan
pemutakhiran sebagaimana yang diperlukan dan penyetujuan ulang dokumen,
· memastikan bahwa
perubahan-perubahan dan status revisi yang ada pada dokumen dikenali,
· memastikan bahwa
dokumen versi yang relevan bisa tersedia pada tempat yang disediakan,
· memastikan bahwa
dokumen mudah dibaca dan mudah dikenali,
· memastikan bahwa
dokumen yang berasal dari luar ditentukan oleh organisasi untuk keperluan
perencanaan dan pengoperasian SMM dikenali dan distribusinya dikendalikan dan,
· mencegah penggunaan yang
tak sengaja dari dokumen kadaluarsa, dan untuk menerapkan identifikasi yang
sesuai jika disimpan untuk keperluan tertentu.